Pojem elektronická faktura (e-faktura) se často zaměňuje s PDF poslaným e-mailem. To je ale nedorozumění, které začne firmy stát čas i peníze — na Slovensku už od roku 2027, ve zbytku EU postupně s rámcem ViDA. Skutečná e-faktura je strukturovaný datový dokument, ne obrázek. V tomto článku vysvětlujeme, jak vypadá, jaké má náležitosti a proč je oproti papíru a PDF zásadně lepší.
PDF není e-faktura
PDF faktura je v podstatě naskenovaný nebo vytištěný obraz textu. Člověk ji přečte bez problémů, ale počítač ne — účetní systém odběratele ji musí přepsat ručně nebo přes OCR, které dělá chyby. Proto PDF poslané e-mailem nesplňuje požadavky strukturované e-fakturace, kterou na Slovensku zavádí mandát od 1. 1. 2027 — a která se stává standardem napříč Evropou.
Strukturovaná e-faktura: UBL a norma EN 16931
Skutečná e-faktura je soubor v jazyce UBL (Universal Business Language) — strojově čitelný dokument, kde má každý údaj přesně definované místo. Evropská norma EN 16931 určuje, která pole faktura musí obsahovat a v jaké podobě; Peppol BIS Billing 3.0 je profil, ve kterém tyto faktury putují sítí Peppol.
Výhoda je v tom, že když faktura odpovídá normě, jakýkoli systém na druhé straně ji přečte bez chyb — bez ohledu na to, zda odběratel používá SAP, Pohodu, Money nebo vlastní ERP.
Povinné náležitosti e-faktury
E-faktura obsahuje tytéž náležitosti jako klasická faktura, jen v přesné struktuře:
- identifikace dodavatele a odběratele včetně IČO a DIČ,
- datum vystavení, dodání a splatnosti,
- jednotlivé položky s množstvím a jednotkovou cenou,
- sazby a částky DPH podle daňového režimu,
- způsob a údaje pro úhradu (IBAN, variabilní symbol),
- referenční údaje (číslo objednávky, smlouvy apod.).
Dobrý Access Point každou fakturu validuje vůči EN 16931 a slovenskému profilu SK BIS 3.0 ještě před odesláním, takže formální chyby — chybějící DIČ, nesprávná sazba — odhalíte předem, a ne až při reklamaci odběratele.
Proč je e-faktura lepší než papír a PDF
- Bez přepisování a OCR — data projdou přímo do účetnictví.
- Méně chyb a sporů — povinná pole jsou ověřená.
- Rychlejší platby — faktura je v systému odběratele během sekund.
- Nižší náklady — žádný papír, poštovné ani ruční zpracování.
- Auditní stopa — doručení je potvrzené a dohledatelné.
Jak začít vystavovat a přijímat e-faktury
Není třeba měnit účetní software ani zřizovat IT oddělení. Buď používáte webovou schránku Peppol Box, nebo napojíme váš účetní/ERP systém přes REST API a faktury tečou automaticky. Příjem e-faktur je u Verteco navždy zdarma, odesílání za přehledný paušál — detaily najdete v ceníku.
Připravte se na e-fakturaci s předstihem — aktivujte si bezplatnou schránku ještě dnes.
