Pojem elektronická faktúra (e-faktúra) sa často zamieňa s PDF poslaným e-mailom. To je ale nedorozumenie, ktoré od roku 2027 začne firmy stáť čas aj peniaze. Skutočná e-faktúra je štruktúrovaný dátový dokument, nie obrázok. V tomto článku vysvetľujeme, ako vyzerá, aké má náležitosti a prečo je oproti papieru a PDF zásadne lepšia.
PDF nie je e-faktúra
PDF faktúra je v podstate naskenovaný alebo vytlačený obraz textu. Človek ju prečíta bez problémov, ale počítač nie — účtovný systém odberateľa ju musí prepísať ručne alebo cez OCR, ktoré robí chyby. Preto PDF poslané e-mailom nespĺňa požiadavky štruktúrovanej e-fakturácie, ktorú zavádza mandát od 1. 1. 2027.
Štruktúrovaná e-faktúra: UBL a norma EN 16931
Skutočná e-faktúra je súbor v jazyku UBL (Universal Business Language) — strojovo čitateľný dokument, kde má každý údaj presne definované miesto. Európska norma EN 16931 určuje, ktoré polia faktúra musí obsahovať a v akej podobe; Peppol BIS Billing 3.0 je profil, v ktorom tieto faktúry putujú sieťou Peppol.
Výhoda je v tom, že keď faktúra zodpovedá norme, akýkoľvek systém na druhej strane ju prečíta bez chýb — bez ohľadu na to, či odberateľ používa SAP, Pohodu, Money alebo vlastný ERP.
Povinné náležitosti e-faktúry
E-faktúra obsahuje tie isté náležitosti ako klasická faktúra, len v presnej štruktúre:
- identifikácia dodávateľa a odberateľa vrátane IČO a IČ DPH,
- dátum vystavenia, dodania a splatnosti,
- jednotlivé položky s množstvom a jednotkovou cenou,
- sadzby a sumy DPH podľa daňového režimu,
- spôsob a údaje pre úhradu (IBAN, variabilný symbol),
- referenčné údaje (číslo objednávky, zmluvy a pod.).
Dobrý Access Point každú faktúru validuje voči EN 16931 a SK BIS 3.0 ešte pred odoslaním, takže formálne chyby — chýbajúce IČ DPH, nesprávna sadzba — odhalíte vopred a nie až pri reklamácii odberateľa.
Prečo je e-faktúra lepšia ako papier a PDF
- Bez prepisovania a OCR — dáta prejdú priamo do účtovníctva.
- Menej chýb a sporov — povinné polia sú overené.
- Rýchlejšie platby — faktúra je v systéme odberateľa v sekundách.
- Nižšie náklady — žiadny papier, poštovné ani manuálne spracovanie.
- Auditná stopa — doručenie je potvrdené a dohľadateľné.
Ako začať vystavovať a prijímať e-faktúry
Netreba meniť účtovný softvér ani zriaďovať IT oddelenie. Buď používate webovú schránku Peppol Box, alebo napojíme váš účtovný/ERP systém cez REST API a faktúry tečú automaticky. Príjem e-faktúr je u Verteco navždy zadarmo, odosielanie za prehľadný paušál — detaily nájdete v cenníku.
Pripravte sa na e-fakturáciu v predstihu — aktivujte si bezplatnú schránku ešte dnes.
