Die E-Rechnungspflicht in Deutschland ist bereits zur Hälfte in Kraft: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes im Inland ansässige Unternehmen strukturierte E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze empfangen können, die Pflicht zur Ausstellung folgt am 1. Januar 2027 und am 1. Januar 2028. Der Gesetzgeber schreibt ein Format vor (EN 16931), aber keinen Übermittlungsweg: E-Mail bleibt zulässig, Peppol ist freiwillig. Im Folgenden: Fristen und Rechtsgrundlage, zulässige Formate, Leitweg-ID, Aufbewahrung, ein Blick nach Österreich und in die Schweiz und was deutsche Lieferanten brauchen, sobald slowakische Kunden 2027 auf Peppol umstellen. Stand: 10. Oktober 2026.
Zeitplan: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 und 2028
| Datum | Was gilt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| 1. Januar 2025 | Jedes in Deutschland ansässige Unternehmen muss E-Rechnungen nach EN 16931 empfangen können; ein E-Mail-Postfach genügt. | § 14 UStG; BMF-Schreiben vom 15.10.2024, Rz. 40 und 62 |
| bis 31. Dezember 2026 | Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, PDF und andere nicht konforme Formate bleiben für alle Rechnungsaussteller zulässig. | § 27 Abs. 38 Nr. 1 UStG |
| 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht im inländischen B2B-Geschäft, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im Vorjahr 800.000 € überschritten hat. | § 27 Abs. 38 Nr. 2 UStG |
| bis 31. Dezember 2027 | Aussteller mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen mit Zustimmung weiter „sonstige Rechnungen“ stellen; EDI (Empfehlung 94/820/EG) bleibt mit Zustimmung für alle zulässig. | § 27 Abs. 38 Nr. 2 und 3 UStG |
| 1. Januar 2028 | E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze Pflicht. | § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG |
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG des vorangegangenen Kalenderjahres; bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft zählt der gesamte Organkreis (BMF Rz. 64). Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist, und wer eine E-Rechnung nicht empfangen kann oder will, hat keinen Anspruch auf Papier oder PDF (Rz. 42).
Rechtsgrundlage: Wachstumschancengesetz, § 14 UStG und zwei BMF-Schreiben
Das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. 2024 I Nr. 108) hat § 14 UStG neu gefasst: Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU) entspricht; alles andere, Papier eingeschlossen, ist eine sonstige Rechnung. § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 verlangt die E-Rechnung für Leistungen zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern, sofern der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 steuerfrei ist; die Übergangsfristen stehen in § 27 Abs. 38.
Das Bundesministerium der Finanzen hat die Regeln im Schreiben vom 15. Oktober 2024 (GZ III C 2 - S 7287-a/23/10001 :007, BStBl I S. 1320) erläutert und am 15. Oktober 2025 (GZ III C 2 - S 7287-a/00019/007/243) ergänzt. Das zweite Schreiben zieht eine praktische Grenze: Eine Datei mit Formatfehlern ist gar keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung; bei Verstößen gegen Geschäftsregeln, etwa einer fehlenden Käuferreferenz (BT-10), bleibt sie eine E-Rechnung, die unter Umständen zu berichtigen ist.
Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), Rechnungen von Kleinunternehmern nach § 19 UStG (§ 34a UStDV, seit 1. Januar 2025) sowie B2C-Umsätze und grenzüberschreitende Leistungen. Empfangen können müssen auch Kleinunternehmer.
Formate: XRechnung, ZUGFeRD/Factur-X und was nicht gilt
Deutschland schreibt eine Norm vor, kein einzelnes Format: Zulässig ist alles, was EN 16931 und der zugehörigen Syntaxliste entspricht (BMF Rz. 25 und 26).
- XRechnung, die deutsche CIUS der EN 16931, gepflegt von der KoSIT in Bremen im Auftrag des IT-Planungsrats; reines XML in der Syntax UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. Version 3.0 gilt seit dem 1. Februar 2024 und bleibt mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft; eine Vorversion von XRechnung 4.0 erschien im September 2026, die finale Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet.
- ZUGFeRD (identisch mit dem französischen Factur-X): ein PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML. Zulässig ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL; der XML-Teil ist führend und geht bei Abweichungen dem PDF-Bild vor (Rz. 31).
- Weitere EN-16931-Formate, ausdrücklich auch Peppol BIS Billing, sind gleichermaßen zulässig; welches Format verwendet wird, ist eine zivilrechtliche Frage zwischen den Vertragsparteien (Rz. 27).
Nicht zulässig sind PDF, Scans, Papier und in eine E-Mail getippte Rechnungsdaten (alles sonstige Rechnungen, nur in der Übergangszeit oder bei Ausnahmen erlaubt), ZUGFeRD vor 2.0.1 sowie die Profile MINIMUM und BASIC-WL. EDIFACT und andere EDI-Formate gehen mit Zustimmung bis zum 31. Dezember 2027 durch und danach nur, wenn sich die Daten richtig und vollständig in ein EN-16931-Format extrahieren lassen (§ 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG). Die Syntaxdetails zu UBL, CII, BIS 3.0 und PINT finden Sie unter Peppol-Dokumentformate.
Übermittlung: E-Mail ist zulässig, Peppol ist ein Weg von mehreren
Das Gesetz regelt das Dokument, nicht die Leitung. Das BMF akzeptiert E-Mail, elektronische Schnittstellen, den gemeinsamen Zugriff auf einen Speicherort im Konzern und den Abruf über ein Internetportal (Rz. 36), bestätigt, dass ein gewöhnliches E-Mail-Postfach die Empfangspflicht erfüllt (Rz. 40), und erlaubt externe Dienstleister, wobei der leistende Unternehmer verantwortlich bleibt (Rz. 37). Peppol ist für das deutsche B2B-Geschäft also keine Pflicht. Deutsche Peppol Authority ist die KoSIT; Unternehmen nehmen über einen Dienstleister (Access Point) oder eine eigene OpenPeppol-Mitgliedschaft teil. In vier Situationen gewinnt Peppol trotzdem:
- Öffentliche Auftraggeber: Die Bundesverwaltung nimmt Peppol für große Rechnungsmengen an, ebenso viele Länder und Kommunen; der österreichische Bund ebenfalls (dazu unten).
- Kunden im Ausland, deren Pflicht über Peppol läuft: Die slowakische Pflicht ab 2027 funktioniert über zertifizierte Zustelldienste im Peppol-Netz, und auch die belgische B2B-Pflicht (in Kraft seit dem 1. Januar 2026) ist um Peppol herum gebaut. Eine Anbindung erreicht alle; siehe die E-Rechnungspflicht nach Ländern.
- Nachweis und Validierung: Ein Access Point prüft das XML vor dem Versand gegen EN 16931 und die BIS-Regeln und liefert MLS-Zustellbestätigungen; E-Mail bietet beides nicht.
- Künftiges Meldesystem: Das BMF erwartet, dass E-Rechnungsplattformen für das geplante transaktionsbezogene Meldesystem Bedeutung haben werden (Rz. 41), und ViDA macht die digitale Meldung grenzüberschreitender B2B-Umsätze ab dem 1. Juli 2030 zur Pflicht.
B2G im DACH-Raum: Leitweg-ID und OZG-RE, e-Rechnung.gv.at, Bundesverwaltung in der Schweiz
Deutschland: Leitweg-ID, OZG-RE und KoSIT
Lieferanten der Bundesverwaltung müssen seit dem 27. November 2020 E-Rechnungen einreichen (§ 3 Abs. 1 E-RechV), ausgenommen Direktaufträge bis 1.000 € (§ 3 Abs. 3 Nr. 1 E-RechV). Standard ist XRechnung in der jeweils gültigen Fassung. Seit September 2025 empfängt die gesamte Bundesverwaltung E-Rechnungen über eine zentrale Plattform, die OZG-RE, in der die frühere ZRE aufgegangen ist; Lieferanten registrieren sich einmalig und kostenlos und reichen per Webformular, Hochladen, E-Mail oder Peppol ein.
Die Leitweg-ID ist die Adressierungskennung eines öffentlichen Auftraggebers. Die Formatspezifikation der KoSIT (Version 2.0.2 vom 28. Juli 2021) definiert drei durch Bindestriche getrennte Teile: eine Grobadressierung mit 2 bis 12 Ziffern (Bundesbehörden nutzen 991, 992 oder 993), eine optionale Feinadressierung mit bis zu 30 alphanumerischen Zeichen und eine zweistellige Prüfziffer nach ISO/IEC 7064 MOD 97-10; das Beispiel der Spezifikation lautet 04011000-1234512345-06. Sie gehört in die Käuferreferenz (BT-10), und die OZG-RE weist Rechnungen ohne sie ab. Im Peppol-Netz dient sie zugleich als Adresse: Die Leitweg-ID ist nach ISO/IEC 6523 als ICD 0204 registriert, die Teilnehmerkennung einer Bundesbehörde lautet also 0204: plus Leitweg-ID, wie das E-Rechnungsportal des Bundes beschreibt.
Österreich: e-Rechnung.gv.at und die Teilnehmer-ID 9915:b
Österreich ist dem deutschen Bund voraus: Inländische Vertragspartner von Bundesdienststellen müssen Rechnungen seit dem 1. Januar 2014 in strukturierter elektronischer Form einbringen (§ 5 Abs. 2 IKT-Konsolidierungsgesetz, e-Rechnungsverordnung BGBl. II Nr. 505/2012); der Bund nimmt im Waren- und Dienstleistungsverkehr laut e-Rechnung.gv.at ausschließlich elektronische Rechnungen entgegen. Länder, Städte und Gemeinden sind von § 5 IKTKonG nicht erfasst, und eine allgemeine B2B-Pflicht gibt es in Österreich nicht. Übermittlungswege sind das Unternehmensserviceportal (USP: Webformular, Hochladen oder Webservice) und Peppol: Der gesamte Bund tritt dort unter der einen Teilnehmer-ID 9915:b auf und nimmt UBL-Rechnungen und -Gutschriften nach Peppol BIS Billing 3.0 an; die zuständige Dienststelle ergibt sich aus der Auftragsreferenz in der Rechnung. Für deutsche Lieferanten gilt die Ausschließlichkeit nur eingeschränkt: Ausländische Vertragspartner ohne österreichische Betriebsstätte sind nach § 5 Abs. 3 IKTKonG nur „nach Maßgabe der technischen Möglichkeiten“ verpflichtet, ihre Papierrechnungen werden laut e-Rechnung.gv.at weiterhin angenommen, und für den elektronischen Weg steht ihnen die Peppol-Anbindung mit UBL-Rechnungen offen. Ein deutscher Lieferant mit österreichischer Betriebsstätte gilt dagegen als inländischer Vertragspartner und unterliegt der e-Rechnungspflicht in vollem Umfang. Österreichische Unternehmen adressieren Sie im Peppol-Netz über 9914 plus UID (9914:ATU12345678), Behörden und Organisationen über 9915. Mehr dazu in E-Rechnung in Österreich.
Schweiz: Bundesverwaltung ja, EN 16931 nein
Die Schweiz ist kein EU-Mitglied, EN 16931 ist dort nicht verbindlich, und eine B2B-Pflicht gibt es nicht. Lieferanten der Bundesverwaltung müssen Rechnungen aber elektronisch einreichen, sobald der Vertragswert 5.000 Franken übersteigt (Beschluss des Bundesrats); Kleinbeschaffungen sind ausgenommen. Zugelassen sind laut Eidgenössischer Finanzverwaltung ein PDF per E-Mail oder ein strukturierter Datensatz über einen Dienstleister (Service-Provider); Peppol nennt der Bund nicht. Für Schweizer Unternehmen zählt Peppol dort, wo ihre Kunden sitzen: Die EAS-Codeliste führt die Schemata 0183 (UID) und 9927 (Schweizer MwSt-Nummer), und jeder Access Point stellt an slowakische oder belgische Empfänger zu.
Aufbewahrung: GoBD und die achtjährige Frist
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BGBl. 2024 I Nr. 323) hat die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen und Buchungsbelege in § 14b Abs. 1 UStG und § 147 Abs. 3 AO von zehn auf acht Jahre verkürzt, wirksam zum 1. Januar 2025 für alle Unterlagen, deren Frist zu diesem Zeitpunkt noch lief (§ 27 Abs. 40 UStG). Mindestens der strukturierte Teil einer E-Rechnung ist unverändert in seiner ursprünglichen, maschinell auswertbaren Form aufzubewahren (Rz. 60). Für die elektronische Buchführung gelten die GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019, zuletzt geändert am 14. Juli 2025); nach dem BMF-Schreiben von 2025 ist die Speicherung einer E-Rechnung außerhalb eines GoBD-konformen Systems nicht automatisch ein Verstoß gegen § 14b UStG, solange sie vollständig, unverändert und lesbar bleibt.
Zur Einordnung: Das Datenarchiv von Verteco bewahrt Original-XML in der EU (1 GB je Unternehmen), solange Sie den Dienst nutzen. Es ist kein gesetzliches Archiv; die Aufbewahrungspflicht bleibt beim Steuerpflichtigen.
Deutsche Lieferanten und slowakische Kunden ab 2027
Das slowakische Gesetz Nr. 385/2025 Z. z. (Novelle des Umsatzsteuergesetzes 222/2004) startet am selben Tag wie die erste deutsche Ausstellungsstufe. Ab dem 1. Januar 2027 müssen slowakische Umsatzsteuerzahler für inländische Umsätze strukturierte E-Rechnungen ausstellen (§ 85o), und praktisch jedes slowakische Unternehmen muss sie über einen zertifizierten Zustelldienst im Peppol-Netz empfangen können (§ 71 Abs. 5); PDF per E-Mail oder EDI bleiben nur mit Zustimmung des Empfängers zulässig, und das nur bis zum 30. Juni 2030. Grenzüberschreitende Umsätze sollen nach Angaben der slowakischen Finanzverwaltung mit ViDA ab dem 1. Juli 2030 folgen; Details in E-Rechnungspflicht 2027 in der Slowakei.
Eine slowakische Tochtergesellschaft (s.r.o.) eines deutschen Konzerns oder Mittelständlers, die umsatzsteuerlich registriert ist, wie die meisten, fällt vollständig unter die Pflicht einschließlich der Ausstellung; eine Tochter ohne USt-Registrierung muss zumindest empfangen können. Ein deutsches Unternehmen ohne slowakische Niederlassung ist von der Ausstellungspflicht 2027 nicht erfasst, aber seine slowakischen Kunden sind dann im Peppol-Netz und dürfen PDF-Rechnungen rechtmäßig ablehnen. Was ein deutscher Lieferant braucht:
- Die Peppol-ID des Kunden: Schema 0245 plus die zehn Ziffern der slowakischen Steuernummer (DIČ), ohne „SK“-Präfix, zum Beispiel
0245:2021234567;9950:SK…existiert nur im Testnetz. - Eine UBL-2.1-Rechnung nach Peppol BIS Billing 3.0: XRechnung in UBL-Syntax trägt deutsche Sonderregeln, erzeugen Sie also reines BIS Billing 3.0 oder bilden Sie darauf ab.
- Einen beliebigen Peppol Access Point: Deutsche Anbieter stellen an slowakische Teilnehmer ohne Zusatzvereinbarung und ohne gesonderte Gebühren für die Zustellung ins Ausland zu.
- Nichts Zusätzliches für die slowakische Steuermeldung: Der slowakische Steuerdatenbericht (Tax Data Document, TDD, „Meldung C5“) erfasst inländische Rechnungen slowakischer Umsatzsteuerzahler; eine grenzüberschreitende Rechnung eines deutschen Lieferanten löst 2027 keine slowakische Meldepflicht aus, die grenzüberschreitende Meldung wird erst mit ViDA ab dem 1. Juli 2030 erwartet.
Die deutsche Peppol-ID: 9930 plus USt-IdNr., Prüfung und Registrierung
In der EAS-Codeliste von Peppol steht Schema 9930 für „Germany VAT number“; die Teilnehmerkennung eines deutschen Unternehmens lautet also 9930:DE plus die neun Ziffern seiner USt-IdNr., zum Beispiel 9930:DE123456789. Öffentliche Stellen verwenden 0204:<Leitweg-ID>, und für Unternehmen mit GLN ist auch 0088 gebräuchlich. Ob ein Empfänger erreichbar ist, zeigt das Peppol Directory für Teilnehmer, die eine Visitenkarte veröffentlichen; die verbindliche Prüfung für jedes Schema ist die SML/SMP-Abfrage. Genau das erledigt unser kostenloser Peppol-ID-Checker. Ein Unternehmen, das noch nicht im Netz ist, wird von seinem Dienstleister in dessen SMP eingetragen; die Empfangsfähigkeit für einen Teilnehmer und einen Dokumenttyp kann immer nur ein Anbieter halten. Mehr in Peppol-ID und Registrierung.
Wo Verteco passt und wo nicht
Verteco digital services, s. r. o. (IČO 53412834, Žilina) betreibt einen eigenen zertifizierten Peppol Access Point, akkreditiert von der slowakischen Finanzverwaltung (Bescheid Nr. 605502941/2026 vom 26. Mai 2026, PA SK ID EFSK000031 (Seat PSK001128)), und ist seit dem 24. April 2026 OpenPeppol-Mitglied mit 19/19 bestandenen Konformitätstests und Produktionszertifikat der Peppol-PKI. Wir sind ein in der Slowakei akkreditierter Anbieter, kein deutscher Steuer- oder XRechnung-Spezialist.
Unser Access Point sendet und empfängt UBL-2.1-Rechnungen und -Gutschriften nach Peppol BIS Billing 3.0 von und an jeden Peppol-Teilnehmer, deutsche 9930-Adressen eingeschlossen, mit Validierung, MLS-Zustellbestätigungen, REST-API und Webhooks. Deutsche Behörden (0204) verlangen in der Regel XRechnung, die wir nicht erzeugen; die Zustellung an sie setzt also voraus, dass der Empfänger den Dokumenttyp BIS Billing 3.0 registriert hat oder eine Abbildung vorab vereinbart ist. Dasselbe gilt für ZUGFeRD; eine Abbildung von XRechnung oder CII auf UBL bieten wir auf Anfrage an, der Preis richtet sich nach dem Umfang. Die Daten werden in der EU verarbeitet (Frankfurt, verschlüsselte Standby-Kopie in Bratislava); Testumgebung im Peppol-Testnetz, UBL-Validator und Peppol-ID-Prüfung sind kostenlos, und die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 läuft und wird entsprechend den Peppol-Anforderungen bearbeitet. Mit Stand vom 10. Oktober 2026 sind über unseren Dienst 66+ Unternehmen und öffentliche Stellen angebunden. Der Empfang ohne Datenarchiv ist kostenlos (faire Nutzung bis 1.000 Rechnungen im Monat), der komplette Dienst kostet ab dem 1. Januar 2027 2 € zzgl. USt je Unternehmen und Monat; Details unter Peppol-Preise.
Nächster Schritt
Wenn Sie eine slowakische s.r.o. führen oder Ihr deutsches Unternehmen Peppol-Rechnungen von slowakischen Partnern erhält, registrieren Sie Ihr Unternehmen und testen Sie den Ablauf vor dem 1. Januar 2027 in der Testumgebung. Entwickler, die ein deutsches System auf BIS Billing 3.0 abbilden, finden API-Referenz und UBL-Beispiele in der Portaldokumentation. Die gesamte Themenreihe beginnt auf unserer Peppol-Übersichtsseite.
